Akademia Wymiaru Sprawiedliwości - Dostęp do zasobów archiwalnych

Akademia Wymiaru Sprawiedliwości (dawniej Szkoła Wymiaru Sprawiedliwości) rozpoczęła swoją działalność w roku 2019 i jest głównym ośrodkiem edukacyjnym i naukowo-badawczym kształcącym funkcjonariuszy Służby Więziennej na potrzeby bezpieczeństwa i porządku publicznego.

W Akademii Wymiaru Sprawiedliwości funkcjonuje archiwum, gdzie przechowywana są materiały archiwalne oraz dokumentacja niearchiwalna własna.

Zgromadzoną w Archiwum AWS (SWWS) dokumentację udostępnia się do celów:

• służbowych uprawnionym podmiotom,
• naukowo-badawczych,
• publicystycznych,
• innych.

Archiwum AWS (SWWS) udostępnia akta do celów naukowo-badawczych, publicystycznych i innych z zachowaniem odpowiedzialności wynikającej z przepisów prawa cywilnego w przypadku wykorzystania  danych uzyskanych z dokumentacji w sposób naruszający dobra osobiste osób trzecich, a także jeśli nie narusza to prawnie chronionych interesów Rzeczypospolitej Polskiej.

Wnioski o udostępnienie akt należy kierować na adres:

Akademia Wymiaru Sprawiedliwości

ul. Karmelicka 9

00-155 Warszawa

Akta udostępnia się na podstawie pisemnego WNIOSKU podmiotu zainteresowanego, który powinien zawierć:

1. imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości, nr telefonu oraz adres do korespondencji jeśli zgłoszenie składa osoba fizyczna lub jej prawny przedstawiciel,
2. nazwę i siedzibę osoby prawnej lub jednostki organizacyjnej nieposiadającej osobowości prawnej oraz imię i nazwisko, rodzaj i numer dokumentu tożsamości osoby upoważnionej, której mają być udostępnione materiały - jeżeli zgłoszenie składa osoba prawna lub jednostka organizacyjna nie posiadająca osobowości prawnej,
3. wskazanie materiałów lub szczegółowe określenie tematu, którego one dotyczą,
4. określenie celu i proponowany sposób wykorzystania udostępnionych materiałów, w przypadku udostępniania do celów służbowych zaświadczenie z uczelni.

Udostępnianie akt:

• zawierających informacje publiczne – następuje zgodnie z przepisami o dostępie do informacji publicznej,
• zawierających dane osobowe – następuje zgodnie z art. 22b Ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (Dz. U. z 2020 poz. 164).

„Ograniczenie stosowania przepisów o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej i przechowywania dokumentacji pracodawców”

Zgodnie z art. 22 b. ustawy z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (dalej: ustawa o archiwach) ogranicza się stosowanie przepisów o ochronie danych osobowych do przetwarzania danych osobowych w zakresie działalności archiwalnej i przechowywania dokumentacji pracodawców w zakresie:

a)   Do przetwarzania danych osobowych przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 i 2 oraz ust. 2 ustawy o archiwach  w zakresie ich działalności archiwalnej, a także w zakresie przechowywania przez jednostki, o których mowa w art. 22 ust. 1 pkt 1 ustawy o archiwach, dokumentacji określonej w art. 51a ust. 1 i art. 51r ustawy o archiwach, ogranicza się stosowanie:

• art. 16 rozporządzenia Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/679 z dnia 27 kwietnia 2016 r. w sprawie ochrony osób fizycznych w związku z przetwarzaniem danych osobowych i w sprawie swobodnego przepływu takich danych oraz uchylenia dyrektywy 95/46/WE (ogólne rozporządzenie o ochronie danych) (Dz. Urz. UE L 119 z 04.05.2016, str. 1, z późn. zm.) (dalej: RODO), w ten sposób, że przetwarzający przyjmują od osoby, której dane dotyczą, pisemne sprostowanie lub uzupełnienie dotyczące jej danych osobowych, nie dokonując ingerencji w materiały archiwalne;
• art. 18 ust. 1 lit. a i b RODO, w zakresie niezbędnym do zapewnienia korzystania z materiałów archiwalnych zgodnie z ustawą, bez naruszania istoty ochrony danych osobowych zawartych w tych materiałach, także w przypadku pierwotnego zbierania danych w sposób bezprawny albo w przypadku nieprawdziwości, nieścisłości lub niekompletności danych.

b)   W przypadku złożenia wniosku z żądaniem  o sprostowanie lub uzupełnienie danych osobowych sprostowanie lub uzupełnienie jest przechowywane i udostępniane odrębnie od materiałów archiwalnych, a informację o ich wniesieniu zamieszcza się w odpowiednich środkach ewidencyjnych.

c)   Wykonanie obowiązku, o którym mowa w art. 15 ust. 1 i 3 RODO, następuje w zakresie, w jakim dane osobowe podlegające udostępnieniu mogą być ustalone za pomocą istniejących środków ewidencyjnych.

Szczegółowe zasady udostępniania materiałów archiwalnych i dokumentacji niearchiwalnej zawarte są w:

1. Ustawa z dnia 14 lipca 1983 r. o narodowym zasobie archiwalnym i archiwach (D.U. z 2019 r., poz. 553z późn. zm.).
2. Rozporządzenie Rady Ministrów z dnia 22 czerwca 2011 r. w sprawie sposobu i trybu udostępniania materiałów archiwalnych znajdujących się w archiwach wyodrębnionych (D.U. z 2011 r. Nr 196, poz.1161).